Секретарь руководителя

Требуется на работу секретарь руководителя.

Требования:
Higher образование
Опыт работы от 1 года

Должностные обязанности:
Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению администра-тивно-распорядительной деятельности директора учреждения.

Организует проведение телефонных перего-воров и видеоконференций директора.

Организует служебные командировки директора.

Ведет учет времени, фактически отработанного работниками отдела АУП.

Информирует директора об обращениях работников учреждения по рабочим и личным вопросам, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

Организует встречи трудового коллектива с директором.

Организует обмен информацией между заместителями директора, структурными подразделениями учреждения и директором.

Организует личный прием посетителей (граждан, представителей организаций по предварительной записи) директором.

Выполняет работу по подготовке совещаний, заседаний, иных мероприятий, проводимых при участии директора.

Ведет и оформляет протоколы совещаний и заседаний.

Передает зарегистрированные документы в соответствии с принятым решением (резолюцией директора (лица, его замещающего)) в структурные подразделения учреждения и(или) конкретным исполнителям.

Ведет учет и контроль получения руководителями и(или) специалистами структурных подразделений учреждения – ответственными исполнителями документов, переданных для исполнения, учета; обеспечивает получение ответственными исполнителями документов посредством раскладки документов в ячейки.

В приемной директора контролирует своевременное получение документов последними.

Ведет журнал учета местных командировок работников учреждения.

Регистрирует распорядительные документы по основной (профильной) деятельности учреждения в соответствующем журнале.

Проверяет правильность и точность оформления подготовленных работниками учреждения проектов документов, личных заявлений, передаваемых директору (лицу, его замещающему) на подпись, обеспечивает их качественное редактирование (в соответствии с нормативными актами и государственными стандартами), исключает дублирование информации.

Осуществляет контроль за соблюдением сроков исполнения указаний и поручений директора, взятых на контроль;

информирует работников учреждения об истечении срока исполнения поручений директора; фиксирует исполнение поручений;

Разрабатывает инструкцию по делопроизводству в учреждении.

Подготавливает документы по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив.

Подготавливает проекты распорядительных и информационно-справочных документов (инициативные письма, докладные и служебные записки, акты и другие документы) по поручению директора.

Своевременно проводит ознакомление работников учреждения с организационно-распорядительными документами учреждения, иными документами, требующими ознакомления.

Обеспечивает сохранность и конфиденциальность проходящей служебной документации, полученной служебной информации.

Обеспечивает рабочее место директора необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями.

Ведет электронный документооборот (ЕСЭДД).

Условия:
Полный рабочий день